以浙大为例，发邮件到教务处一般是这样的格式： 邮件主题：某某（姓名）同学申请退学/肄业
正文：
1、因故退学的学生，应写明原因和理由；
2、因故肄业的毕业生，应说明学习情况以及取得的成绩；
3、请有关部门审核，尽快给予答复。
结尾：学生签名及日期 这个只是基本的格式，可以参看学校网站里教务系统的邮箱是怎么写的。 不过我还没见过学校处理学生的退学/肄业申请的，所以也不知道这个过程到底是怎么样的。 一般情况下，你如果发邮件给学校的某个领导，他一般都会回复的。但是如果你发送的内容有问题或者不好（比如有侮辱性言辞等等），有可能被退回来。
另外，有些学校可能会有自己的校内通讯软件，比如浙大就有钉钉。学校的一些通知，包括退学/肄业的通知一般会发布到那里。同学们也可以留意一下。 关于退学/肄业申请材料的具体内容应该问辅导员或院系统领。每个学校的具体规定可能不太一样。
益傲风优质答主写信目的：
去国外大学读博士的话，除了申请奖学金，一般都会有TA，TA是给教授做助教，给教授打杂，负责教授的一些基本事务，比如在教授的研讨课上辅导学生，收学生的作业，批学生的作业，然后教授给学生写推荐信，学生可以一边学习，一边挣取学费。而RA奖学金，基本上就是做教授的科研项目，给教授做科研，做助理研究员，性质和TA差不多，挣一些学费。当然，能够拿到全额奖学金是最好的，一般国内985，211大学毕业，成绩优异，托福和GRE成绩优秀的学生，申请名校的全额奖学金机会比较大。
邮件内容：
邮件自然要有标题，标题要说明你想做什么，因为国外教授每天会收很多的申请邮件，你的邮件标题如果写的太笼统，教授可能连你的邮件都不会打开。所以标题一定要明确，比如XXX教授，您好，我是来自中国的XXX，我看您们学校的XXX专业很不错，我想申请贵校20XX年春季/秋季的XXX专业的博士，希望能加入到你的XXX团队/XXX项目/XXX课题下，做XXX方面的研究，特寄上我的简历和个人陈述供您参考。
邮件正文自然是要进一步的说明你想做什么，为什么要做等。邮件正文内容一定要有礼貌，比如称呼一定要教授一定要用professor XXX，然后内容说明自己的学历和成绩，托福和GRE/GMAT成绩、毕业学校的相关专业在世界上的排名，自己的研究兴趣，最好要说明自己和教授的科研项目非常切合。这些内容在个人陈述和简历里有详细介绍，邮件正文内容要言简意赅，把最重要的放在前面，然后希望教授能够看到自己的申请材料后给予考虑，再附上自己的联系方式、电话及邮箱。
附件中简历要附上，最好附上之前申请的所有成绩，比如英语四、六级，专业四、八级，托福、GRE、GMAT成绩，还有已经毕业的学生的毕业证和学位证、成绩单。所有材料都要有，这样教授看全了材料后会考虑的比较到位。
